O que é benchmarking?

O benchmarking é um processo em que você mede o sucesso da sua empresa em relação a outras empresas semelhantes para descobrir se existe uma lacuna no desempenho que pode ser fechada melhorando-o. Estudar outras empresas pode destacar o que é necessário para melhorar a eficiência da sua empresa e se tornar um participante maior do seu setor.

Qual é a diferença entre benchmarks e KPIs?

As pessoas costumam me perguntar isso, e parece haver uma suposição geral de que benchmarks e KPIs são a mesma coisa. Mas eles são diferentes.

Esclarecer:

• Benchmarks são pontos de referência que você usa para comparar seu desempenho com o desempenho de outras pessoas. Esses benchmarks podem comparar processos, produtos ou operações, e as comparações podem ser contra outras partes do negócio, empresas externas (como concorrentes) ou melhores práticas do setor. O benchmarking é comumente usado para comparar a satisfação, os custos e a qualidade do cliente.

• Os KPIs, por outro lado, são ferramentas de tomada de decisão e monitoramento, usadas para rastrear o desempenho em relação aos objetivos estratégicos. Em outras palavras, os KPIs mostram se um indivíduo, projeto, equipe, unidade de negócios ou empresa inteira está no caminho certo para alcançar seus objetivos. Os KPIs são um pouco como um sistema de aviso prévio, indicando onde as coisas podem estar saindo do curso e onde as ações podem ser necessárias.

Portanto, quando você usa KPIs, está comparando o progresso em relação a uma meta específica. E quando você usa benchmarks, está comparando com outros. Você pode usar o benchmarking para colocar seus próprios KPIs em contexto e definir metas para seus KPIs.

Ambos - KPIs e benchmarks - são usados ​​para identificar oportunidades para melhorar o desempenho, que podem ser onde a confusão surge.

Por que você pode querer considerar o benchmarking em sua organização

Cada uma dessas maneiras diferentes de benchmarking tem um objetivo principal em mente: identificar lacunas no desempenho e descobrir oportunidades de melhoria, isso significa tornar os processos mais eficientes, reduzir custos, aumentar lucros, aumentar a satisfação do cliente ou o que for. Por fim, o que leva as empresas a fazer benchmarks é a necessidade (ou desejo) de melhoria.

Portanto, se você deseja simplesmente comparar seu desempenho interno, alcançar um concorrente, entender e acompanhar melhor seus pares ou se tornar um líder de mercado em seu setor, o benchmarking pode ser uma ferramenta incrivelmente útil.

No entanto, o benchmarking não é uma bala mágica para melhorar o desempenho - faz parte da solução, não a solução completa. A solução completa exige que você defina metas estratégicas claras, identifique suas perguntas críticas de negócios, projete KPIs que o ajudem a responder a essas perguntas e acompanhar o desempenho em relação a seus objetivos, além de comparar o desempenho usando benchmarking.

Eu certamente não aconselharia uma empresa a concentrar toda a atenção no benchmarking em detrimento de KPIs personalizados e cuidadosamente projetados. Porém, quando vistos como parte da imagem completa do gerenciamento de desempenho, o benchmarking fornece uma maneira útil de reunir insights valiosos para melhorar o desempenho.

Os benefícios do benchmarking

Analise competitiva

Ao identificar as áreas que você deseja aprimorar nos seus negócios e comparar o desempenho existente com os concorrentes, sua empresa pode se esforçar para melhorar sua execução em dez vezes. O uso do benchmarking dessa maneira permitiu que as empresas obtivessem vantagens estratégicas sobre os concorrentes e aumentassem as médias do setor.

Monitorar o desempenho

O benchmarking envolve analisar as tendências atuais de dados e projetar tendências futuras, dependendo do que você deseja alcançar. Para saber se você obteve êxito, o benchmarking precisa ser um processo contínuo. Monitorar o desempenho é uma característica inerente a ele.

Melhoria continua

Além de monitorar o desempenho, a melhoria contínua é um atributo essencial do benchmarking. Isso ocorre porque o objetivo do benchmarking é melhorar um certo elemento de um negócio. Essa melhoria não deve ser apenas algo que melhora uma vez e é esquecido, mas algo que melhora com o tempo e é contínuo.

Planejamento e estabelecimento de metas

Após a realização do benchmarking, são definidas metas e métricas de desempenho para melhorar o desempenho. Esses objetivos são novos e mais competitivos para uma empresa, mas devem ser alcançáveis. Se as metas não são realistas para alcançar as equipes, desmotivam-se e as metas estão destinadas a permanecer não cumpridas.

Incentivar a Propriedade

Quando as empresas analisam seus processos e métricas, precisam fazer perguntas difíceis para obter todas as respostas necessárias. Isso inclui conversar com todos na empresa e entender suas funções. Ao fazer essas perguntas e entender melhor o papel de todos, é incentivada a propriedade dos processos e do desempenho. Isso significa que os funcionários se orgulham de seu trabalho e do trabalho que realizam. Esse orgulho leva a um melhor desempenho e resultados finais de maior qualidade.

Entenda as vantagens da sua empresa

O benchmarking identifica onde sua empresa está no momento, em comparação com onde você deseja que ela vá. Se você deseja melhorar qualquer processo em seus negócios, o benchmarking é uma maneira de analisar como você pode se destacar e obter mais sucesso, descrevendo as etapas necessárias para alcançar seu objetivo.

Processo de Benchmarking

Planejamento

A primeira etapa do benchmarking é a mais importante no processo. O planejamento inclui destacar o que você deseja melhorar, contra quem você se baseará e como deseja o sucesso. Somente depois que essa etapa estiver concluída, você poderá avançar para a próxima etapa, pois os resultados do planejamento se concentrarão nas informações que você precisa coletar e em que será o sucesso.

Levantamento de informações

Após o planejamento, o benchmarking envolve coletar informações sobre seus processos e como os concorrentes os realizam. Se você deseja melhorar o índice de satisfação do serviço ao cliente, deve entender os processos envolvidos no departamento, como as chamadas e a comunicação são tratadas e também como ela difere da concorrência. Talvez você possa conversar com alguém em outro call center ou ligar diretamente para o centro para obter conhecimento em primeira mão de seus processos. Neste ponto, é importante reunir o máximo de informações possível.

Análise de dados

Depois de sentir que possui todas as informações que pode reunir, comece a plotá-las e a entender as deficiências que possa ter. É importante lembrar, neste ponto do processo, que nenhum negócio é perfeito e você deve ter uma mente aberta para poder analisar as informações objetivamente. Depois que as descobertas começarem a ser descobertas, você pode redigir um relatório e começar a discutir as próximas etapas para obter melhor desempenho nessa área.

Açao

Apresentar as descobertas a um departamento nunca é algo fácil, especialmente quando você está propondo mudanças. Reunir e analisar informações só vale a pena quando você pode implementar mudanças e melhorar a empresa no processo. Obter o buy-in de um departamento pode envolver concessões. Portanto, verifique se o MVP que você apresenta é aceito e provavelmente será igual ao sucesso destacado no estágio de planejamento.

Monitoramento

Nenhum plano está completo sem os resultados do monitoramento para determinar o êxito do plano. A fase de implementação terá métricas e objetivos destacados para o sucesso dentro de um período de tempo; portanto, monitorar essas é a única maneira de conhecer a eficácia das mudanças. O monitoramento pode durar um período curto ou longo, dependendo dos resultados desejados.

Exemplos de Benchmarking

1. Benchmarking de processos: esse tipo de benchmarking ajuda você a entender melhor como seus processos se comparam aos de outros setores. Ao olhar para outras empresas do setor, você pode melhorar seus processos para torná-los mais eficientes e econômicos.

2. Benchmarking estratégico: o benchmarking estratégico, semelhante ao benchmarking de processos, tem como objetivo melhorar partes de sua empresa, observando outras pessoas no setor. O benchmarking estratégico refere-se à estratégia e a como criar uma estratégia que permita que você seja mais competitivo em sua área.

3. Benchmarking de desempenho: o benchmarking de desempenho é o processo mais difícil de melhorar, pois envolve aprender sobre as métricas e procedimentos de desempenho dos concorrentes e também fazer alterações nos processos da sua empresa nos níveis mais baixos. A introdução de novos processos é uma ação desafiadora em qualquer negócio, pois exige adesão de muitos níveis diferentes da empresa. O benchmarking de desempenho pode descobrir descobertas que talvez não sejam possíveis de implementar nos negócios sem a criação de um plano de mudança de longo prazo. Essas também podem ser as mudanças mais eficazes e bem-sucedidas para uma empresa.

Tipos de Benchmarking

Uma empresa copiadora comparou uma loja de artigos para camping. Um fornecedor de munições comparou uma empresa de cosméticos, comparando cartuchos de balas e porta-batons. Uma companhia aérea examinou uma equipe de corrida para ver como realizar reparos e manutenção rápida de equipamentos. Dentro do governo federal, as agências compararam suas linhas de atendimento ao cliente quanto à rapidez, precisão e cortesia contra outras agências federais e também o setor privado. O tipo de estudo realizado não é tão importante quanto reconhecer que o benchmarking, tanto dentro como fora de uma organização, pode ser enormemente benéfico por diferentes razões e de maneiras diferentes. Devido às vastas diferenças nos investimentos em recursos e aos possíveis resultados associados a diferentes tipos, a gerência deve tomar a decisão e identificar qual o tipo que a equipe de benchmarking deve usar.

Nenhum tipo é o melhor caminho. Um tipo pode ser mais apropriado para uma organização do que outro, dependendo de seu ambiente, produtos, serviços, recursos, cultura e estágio atual da implementação do TQ. Existem quatro tipos principais de benchmarking: interno, competitivo, funcional e genérico.

1. O benchmarking interno é uma comparação de um processo de negócios com um processo semelhante dentro da organização.

2. O benchmarking competitivo é uma comparação direta de concorrente a concorrente de um produto, serviço, processo ou método.

3. O benchmarking funcional é uma comparação com práticas similares ou idênticas dentro das mesmas funções ou fora do setor imediato.

4. O benchmarking genérico conceitua amplamente os processos ou funções de negócios não relacionados que podem ser praticados da mesma maneira ou de maneira semelhante, independentemente do setor.

Uma explicação mais detalhada desses quatro tipos de benchmarking segue, juntamente com: uma breve descrição de cada tipo;

Benchmarking interno

O benchmarking interno é uma comparação de um processo de negócios com um processo semelhante dentro da organização para adquirir o melhor interno. práticas de negócios. No nível federal, dois sites do Departamento de Transporte podem preparar seus envios de orçamento para aprovação do Congresso. No setor privado, uma cadeia de lojas de alimentos seleciona sua loja mais lucrativa como referência para as demais.

Benefícios

· mais econômico

· relativamente fácil

· baixo custo

· velozes

· boas práticas / treinamento com processo de benchmarking

· compartilhamento de informações

· fácil de transferir lições aprendidas

· linguagem comum

· obtenha uma compreensão mais profunda do seu próprio processo

· é um excelente ponto de partida para futuros estudos de benchmarking

Desafios

· promove a mediocridade

· limita as opções de crescimento

· melhoria de baixo desempenho

· pode criar uma atmosfera de competitividade

· pouco esforço

· Viés interno

· pode não gerar as melhores comparações da categoria

Benchmarking competitivo

O benchmarking competitivo é uma comparação direta de concorrente a concorrente de um produto, serviço, processo ou método. Essa forma de benchmarking oferece uma oportunidade de conhecer você e sua concorrência melhor; combinar forças contra outro concorrente comum. Um exemplo de benchmarking competitivo no Departamento de Defesa pode incluir sistemas contrastantes de suprimentos do Exército e da Força Aérea para iniciativas conjuntas. Dentro do setor privado, duas ou mais empresas de automóveis americanas podem ser referência em benefício mútuo contra concorrentes internacionais comuns; ou, empresas químicas rivais são referência em conformidade ambiental.

Benefícios

· comparar processos semelhantes

· conheça melhor sua concorrência

· possível parceria

· útil para planejar e estabelecer metas

· questões regulatórias semelhantes

Desafios

· questões legais difíceis

· melhoria de desempenho relativamente baixa

· ameaçador

· limitado por segredos comerciais

· pode fornecer informações enganosas

· pode não obter as melhores comparações da categoria

· os concorrentes podem capitalizar suas fraquezas

Benchmarking funcional

O benchmarking funcional é uma comparação com práticas semelhantes ou idênticas (por exemplo, o processo de picking para montagem de pedidos dos clientes, manutenção de controles de inventário de peças sobressalentes de computador, logística para movimentar forças operacionais, etc.) nas mesmas funções ou similares, fora da indústria imediata. O benchmarking funcional pode identificar práticas superiores em suas áreas funcionais, em qualquer setor em que possam existir. O benchmarking funcional seria realizado no nível federal, comparando o processo de cobrança do IRS com o da American Express. Comparar técnicas de mineração de cobre com técnicas de mineração de carvão é um exemplo no setor privado.

Benefícios

· fornece informações sobre tendências do setor

· Comparações quantitativas

· melhor taxa de melhoria; cerca de 35

Desafios

· diversas culturas corporativas

· grande necessidade de especificidade

· Não inventado aqui. síndrome

· funções comuns podem ser difíceis de encontrar

· leva mais tempo do que interno ou percentual

· deve ser capaz de visualizar como adaptar as melhores práticas

Benchmarking genérico

O benchmarking genérico conceitua amplamente processos ou funções de negócios não relacionados que podem ser praticados da mesma maneira ou de maneira semelhante, independentemente do setor (por exemplo, transferência de fundos, código de barras, atendimento de pedidos, admissões, reposição de estoque, armazenamento etc.). Meios genéricos sem marca. É uma forma pura de benchmarking. (Camp, 1989). O foco é ser inovador e obter insights sobre excelentes processos de trabalho, e não sobre as práticas comerciais de uma organização ou setor específico. O resultado geralmente é uma ampla conceituação, ainda que cuidadosa compreensão, de um processo genérico de trabalho que funciona extremamente bem. O benchmarking genérico ocorre quando o processo de check-in de um hospital da Administração de Veteranos é comparado ao processo de check-in de uma agência de aluguel de carros. Adaptar o código de barras do supermercado para controlar e classificar as bagagens do aeroporto pode ser outro exemplo.

Benefícios

· alto retorno; cerca de 35 por cento

· não competitivo / não ameaçador

· perspectiva ampla e nova

· Inovativa

· alto potencial para descoberta

· examina vários setores

· pode comparar com o mundo

Desafios

· conceito difícil

· pode ser difícil identificar as melhores da classe

· leva muito tempo para planejar

· empresas de classe mundial conhecidas são inundadas com solicitações

· mudanças quânticas podem trazer alto risco, aumentar o medo

· organizações de classe em seu processo